Aggiornamento sulla base delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Ruoli e Compiti

1. I requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio di conservazione e le loro modalità di interazione sono formalizzate nel manuale di conservazione, redatto conformemente alle specifiche tecniche.
2. Il nominativo del responsabile della conservazione, interno al Cliente del P.S.O., e del responsabile del servizio di conservazione, interno al CONSERVATORE, e i relativi riferimenti sono indicati nelle specifiche tecniche. Nelle specifiche tecniche può essere indicato anche il nominativo e i riferimenti del produttore dei pacchetti di versamento.
3. Le attività sottoindicate sono di competenza del Cliente del P.S.O.:

• Il responsabile della conservazione predispone il manuale di conservazione e il suo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti;
• Il Cliente del P.S.O. assicura la presenza di un pubblico ufficiale/notaio (in carico al cliente), nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
• Assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza (esibizione dei documenti);
• Il Cliente del P.S.O. assicura che la conservazione della documentazione di natura fiscale avvenga entro le scadenze dettate dalla normativa di settore (DM 17 giugno 2014);
• Il Cliente del P.S.O. assicura della corretta formazione della documentazione secondo quanto disposto dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione;
• Il Cliente del P.S.O. assicura che venga rispettato l’assolvimento degli obblighi fiscali della documentazione fiscale dettati dalla normativa di settore;
• Il Cliente del P.S.O. autorizza la procedura di scarto per quei pacchetti di archiviazione contenenti i documenti destinati allo scarto;
• Il responsabile della conservazione svolge attività di verifica e controllo sui servizi affidati al CONSERVATORE.

Generazione, verifica e conservazione dei pacchetti di versamento

1. 1. Si concorda un numero massimo di zero rifiuti del Pacchetti di Versamento (PdV). Nel caso in cui nel pacchetto di versamento non fossero popolati tutti i metadati obbligatori indicati nell’allegato 5 delle Linee Guida AgID, il CONSERVATORE acquisirà comunque il pacchetto di versamento e lo trasformerà in pacchetto di archiviazione. In questo caso il titolare dell’oggetto della conservazione è l’unico responsabile e manleva il CONSERVATORE da qualsiasi danno derivante da eventuali informazioni mancanti rispetto a quanto previsto dalla normativa.